Open space kancelárie: Sú nástrojom psychopatov?

Časy vlastných kancelárií sú vo viacerých profesiách nenávratne preč. Pracovisko tvorí veľká miestnosť s množstvom stolov a stoličiek usporiadaných podľa určitého firemného systému. Medzi charakteristické znaky takéhoto pracoviska patrí úspora na nájme, zjednodušená spolupráca, ale aj vyššia úroveň stresu a pokles súkromia.

Úspora a kontrola

História otvorených kancelárií siaha do roku 1904, keď architekt Frank Lloyd Wright navrhol firme Larkin Soap Company v New Yorku administratívnu budovu. Novinkou v tomto projekte bolo obrovské átrium plné dlhých stolov, v ktorom mali zamestnanci pracovať. Ako pre BBC uviedol Jeremy Myerson, profesor Royal College of Art v Londýne, „Lloyd mal záujem o vytvorenie veľkých katedrálnych priestorov. Bolo to však hlavne o kontrole, pretože absencia stien bola veľmi užitočná pre manažérov, ktorí takto stále dohliadali na svojich pracovníkov.“

Jan Hnízdil, český lekár a publicista, si myslí, že open space priniesla neviditeľná ruka trhu. „Symbolizujú globálnu spoločnosť. Životný priestor v nich ovláda hŕstka psychopatov. Jeho otvorenosť a prehľadnosť majú slúžiť na neustále odpočúvanie telefonických rozhovorov a sledovanie toho, na čom práve zamestnanec pracuje,“ uvádza v jednom zo svojich blogov.

Odborný poradca v oblasti kancelárskych priestorov Radovan Muška v rozhovore pre Idnes.cz uvádza, že pri menších uzavretých kanceláriách pripadá na osobu zhruba 12 metrov štvorcových podlahovej plochy, pri otvorených je to len osem, čo znamená značnú úsporu na nájme a investíciách do stavebných úprav. Tento fakt vidí ako hlavný dôvod, ktorý viedol k experimentovaniu s kancelárskym rozložením na začiatku 20. storočia.

Otvorený priestor je síce hlavným znakom open space kancelárií, ale aj tu sa stretávame s dvomi typmi pracovného priestoru. Najpoužívanejší variant predstavuje voľne rozmiestnené stoly v priestore, bez akýchkoľvek oddeľujúcich prekážok a panelov. Všetci navzájom vidia prácu toho druhého, súkromie je nemysliteľné. Niektoré firmy neponúkajú ani pevné pracovné miesto – človek si jednoducho sadne tam, kde je práve voľno. Druhým typom sú takzvané kóje, ponúkajúce čiastočné súkromie. Pracovné miesta sú síce stále v tesnej blízkosti, ale kolegov oddeľujú statické alebo pohyblivé panely. Zamestnanec sa tak ocitne v bunke.

Syndrom open space

Pri menovaní negatív open space sa najčastejšie spomína chýbajúce súkromie a zvýšený hluk. Problémom býva aj spoločná zhoda pri nastavení klimatizácie. Rozsiahly medzinárodný výskum z Ipsos and Workspace Futures Team of Steelcase ukázal, že 85 percent pracovníkov je nesústredených a nespokojných so svojím pracovným prostredím. Štúdia s 10-tisíc zamestnancami v 14 krajinách priniesla takéto závery: pracovníci v kanceláriách strácajú 86 minút denne v dôsledku rozptýlenia; mnohí sú nemotivovaní, neproduktívni a príliš vystresovaní; majú zníženú schopnosť myslieť a pracovať kreatívne a konštruktívne. Chrípkové vírusy sa odovzdávajú rýchlejšie.

"Podľa štúdie britskej univerzity v Exeteri oslobodenie zamestnancov od povinnosti sedieť v open space prinieslo nárast pracovného výkonu o tretinu."

Zdieľať

Niektoré zahraničné štúdie dokonca spomínajú existenciu civilizačného ochorenia pod názvom Syndrom open space (SOS), ktorý sa prejavuje bolesťou hlavy, závratmi, hučaním v ušiach, tráviacimi problémami, búšením srdca, úzkostnými stavmi, nachladnutím, vysokým krvným tlakom, únavou, ba aj depresiami.

Psychologička Zdeňka Židková vidí hlavnú príčinu problémov v tom, že open space neponúka možnosť voľby. Z kancelárie sa nedá odísť, zdieľať tak musíte nielen pracovné problémy, ale aj všetko ostatné. Prieskumy uvádzajú, že syndrómu častejšie podliehajú ženy. Zdieľané kancelárie sú najnevhodnejšie pre zamestnancov, od ktorých sa vyžaduje vysoká kreativita. Zvonenie telefónu, zvuk dverí či prechod iného človeka okolo im ruší myšlienkový prúd. Výsledkom býva, že do kancelárie si chodia len po potvrdenie o prítomnosti a skutočnú prácu robia doma po večeroch. Podľa štúdie britskej univerzity v Exeteri oslobodenie zamestnancov od povinnosti sedieť v open space prinieslo nárast pracovného výkonu o tretinu.

Ako to vidia slovenskí novinári?

Benefitom open space je rýchla komunikácia. Kreatívne zamestnania vyžadujúce neustálu spoluprácu viacerých ľudí najlepšie využívajú výhody open space. Patria tu napríklad reklamné a PR agentúry, call centrá, žurnalisti, obchodníci či IT profesie.

Skúmali sme, ako reagujú na open space slovenskí novinári. Tento typ kancelárií majú dnes všetky celoštátne médiá, ktoré sa venujú spravodajstvu, okrem verejnoprávneho rozhlasu. V našom malom prieskume medzi mediálnymi pracovníkmi sme nenašli nikoho, komu by takýto spôsob práce vyslovene prekážal.

„Jasné, že človek najprv rozmýšľa, ako budem telefonovať, budem rušiť ostatných, ale postupne som zistila, že sa v priestore veľmi neobmedzujeme. Je to výborné aj v tom, že niekto robí nejakú tému a, dajme tomu, vás počuje telefonovať, ako niečo zháňate, a možno vám vie pomôcť. Je to operatívnejšie,“ uviedla spokojná Barbora Jánošová z televízie JOJ.

„Sú chvíle, keď sa tam pracovať nedá a radšej robím doma. Príkladom je prepis rozhovorov alebo príprava dlhých textov. Naopak, pri krátkych aktuálnych veciach je open space omnoho vhodnejší ako práca doma,“ hovorí Veronika Folentová z Denníka N. Dobre sa pracuje aj Kristíne Kúdelovej na kultúre v SME, ale niekedy si do redakcie privstane, aby tam bola medzi prvými. „Potrebujem to napríklad vtedy, keď si musím prepísať nahratý rozhovor. Stáva sa mi, že keď sú tu už všetci, nepočujem nahrávku, ak je nekvalitná. Vtedy mám naozaj nervy na prasknutie, že nepočujem.“

Tibor Mattyašovský: "Komu open space prekáža, ten nemá čo robiť novinára, alebo môže ísť do týždenníka. Tu je ruch, tu to fičí.“

Zdieľať

Aj BBC a New York Times pracujú v open space

Dobrým príkladom výhod open space bývajú volebné noci, keď je potrebné rýchlo koordinovať činnosť väčšieho počtu ľudí. V otvorenom priestore je ľahké sledovať, kto čo robí, a dohodnúť sa na ďalšom postupe. Voľby sú síce len raz za čas, ale v menšom sa podobné situácie, keď rôzne oddelenia a autori pracujú na jednej téme a musia byť v kontakte, opakujú stále,“ uvádza v prospech open space Lukáš Fila z Denníka N.

Zástupca šéfredaktorky denníka SME Tomáš Prokopčák sa nazdáva, že to záleží na nastaveniach konkrétneho človeka. „Pre niektoré povahy je vhodný a pre niektoré nie. Teoreticky pre žurnalistiku vhodný je a skúška správnosti je v tom, že z nejakého dôvodu to robia aj veľké médiá, ktoré všetko merajú. Keď to má BBC a New York Times, tak asi to nejaký zmysel má. Samozrejme, v médiu sú aj nejaké špecifické činnosti, pri ktorých nie je vhodný. Napríklad, komentátori sa potrebujú viac sústrediť.“

Prácu v open space za samostatnú kanceláriu by nemenil ani Tibor Mattyašovský, ktorý šéfuje spravodajstvu v Markíze. „Ak nechcete veci riešiť prvoplánovo, tak je veľmi dôležité, aby ste dostávali spätnú väzbu a iný pohľad na danú tému, ktorú tvoríte. Práve preto je open space pre novinársku profesiu výhodou a nemenil by som ho. Komu to prekáža, ten nemá čo robiť novinára, alebo môže ísť do týždenníka. Tu je ruch, tu to fičí.“

Niekde majú kino, posilňovňu aj spoločenské hry

Počas pracovnej doby sa však objavujú aj činnosti, pri ktorých je najlepším riešením opustiť spoločný priestor. Okrem nerušeného telefonovania sem patrí aj stravovanie a krátkodobý oddych na osobnú psychohygienu. Viaceré firmy si túto skutočnosť uvedomujú, a preto pre svojich zamestnancov vytvorili oddychové a stravovacie zóny, aj priestory na nerušené telefonovanie.

Ako nám potvrdili respondenti, minimum, ktoré ponúkajú celoštátne médiá svojim zamestnancom u nás, je kuchynka. V niektorých prípadoch však boli zamestnávatelia veľkorysejší. „Po ostatnej reorganizácii máme vytvorenú oddychovú zónu, do ktorej z pracovnej nevidno. Je v nej niekoľko stolov so stoličkami a niekoľko sedacích vakov či televízia. Na stravovanie máme dva kuchynské kútiky, tie sú však umiestnené v open space, teda sa v nich nedá priamo stravovať. Preto aj stravovanie často prebieha v oddychovej zóne, prípadne je ešte možnosť ísť na obed do jedálne, ktorá je priamo v budove, hoci aj s vlastnou stravou,“ pochvaľuje si redaktor Hospodárskych novín Peter Kováč.

Najviac možností v tomto smere majú v televízii JOJ. Šéfredaktor spravodajstva Roland Kubina dopraje kolegom oddych aj počas práce. K dispozícii majú kino, posilňovňu a miestnosť s rôznymi spoločenskými hrami. Pracovníci verejnoprávnej RTVS sa musia uspokojiť s bufetom. V Markíze využívajú okolitú prírodu a tichšie dedinské prostredie.

Niektorí manažéri zachádzajú až do takých krajností, že prikazujú, ako má vyzerať pracovné miesto. Zamestnanec nesmie mať na stole ani v celom pracovnom priestore nič, okrem schváleného nábytku a pracovných vecí. Podobný režim v slovenských redakciách nepanuje. Potvrdzuje to aj Peter Kováč. „Existuje síce interný predpis, čo môže byť trebárs na parapetoch, aký typ kvetináčov môže byť na oknách, no na stole či v jeho okolí má každý, čo chce.“ Maximum, ktoré zamestnávatelia väčšinou vyžadujú, je poriadok. „Nemáme žiadne pravidlá. Kolega má stôl úplne voľný – rozumejte, nič na ňom nemá, všetko má v šuplíkoch. Ja mám na stole neporiadok – mám tam aj fotky, aj heslá a veľa novín a papierov. Je to čisto individuálne,“ konštatuje Veronika Folentová. "Možno práve toto je možnosť, ako si vytvoriť súkromný priestor aj v open space.“

Dobré rady na záver

Ako z nutného zla vyťažiť pre seba maximum? Treba si stanoviť pravidlá a dôsledne ich dodržiavať:

  • Time manažment

Správne si naplánovať čas je najdôležitejšou pracovnou zručnosťou. Určite si priority, teda úlohy, ktoré musíte splniť čo najskôr.

  • Príjemné pracovné prostredie

Ak nemôžete žiadať o privilegované pracovné miesto, skúste si svoj malý priestor čo najviac prispôsobiť. Pomôcť vám môžu rodinné fotky, rôzne obrázky, farebné alebo dizajnové kancelárske potreby.

  • Ignorujte ľudí – vážne

Skutočne, ignorujte ľudí okolo seba. Vždy sa totiž nájdu večne utáraní a problémoví kolegovia. V bežnej kancelárii často príde kolega a spýta sa, či máte  minútku. Keď sa to zopakuje niekoľkokrát za deň, zrazu zistíte, že polovica pracovného času je preč.

  • Uvoľnite sa krátkym rozhovorom s kolegami

Ak potrebujete oddych alebo niečo podstatné prebrať, pridajte sa v kancelárii ku skupinke tých, ktorí sa uvoľnene a konštruktívne rozprávajú. Berte to ako relax a krátky únik od povinností.

  • Zvážte prácu z domu

Určite je príjemnejšie sedieť v pohodlí domova a venovať sa práci bez otravných kolegov. Pred urýchleným rozhodnutím pracovať z domu si to však radšej premyslite.

  • Vyhýbajte sa súkromným a hlasným telefonátom

Ak si potrebujete vybaviť súkromný telefonát alebo sa dôverne porozprávať s kolegom, určite to neskúšajte v open space.

  • Dajte si pozor na šírenie baktérií a vírusov
  • Počúvajte upokojujúcu hudbu

Michal Kolčák

Foto: Flickr

Pozrieť diskusiu

Fungujeme vďaka finančnej podpore našich čitateľov a pravidelných podporovateľov. Ďakujeme.

Podporte nás aj vy, aby sme vám mohli priniesť ďalšie kvalitné články.

Podporiť pravidelnou sumou Podporiť jednorazovo